Skiptvet IL

Økonomiplan

Økonomiplan

Rutiner og ansvar for Økonomi, regnskap/ budsjett, herunder behandling av inn- og utbetalinger mv.

Årsberetning, årsregnskap og budsjett
Årsberetning utarbeides ved årets slutt. Denne må sendes styrets leder innen frist fastsatt av styret hvert år. Årsregnskapet skal bestå av resultatregnskap, balanse og noter.
Det må også fremlegges dokumentasjon på alle vesentlige balanseposter.
Budsjett for påfølgende år leveres sammen med årsregnskapet.

Årsberetning, årsregnskap med noter skal godkjennes av ekstern valgt revisor, pt.

Styrets leder sammen med økonomiansvarlig skal besørge fortløpende ajour føring av klubbens regnskap (inkl årsberetning og noter mv). Regnskapsrapporter skal presenteres styre minimum pr. kvartal.

Budsjett/ regnskapsansvar
Følgende personer har budsjett/ regnskapsansvar i klubben:

- Daglig leder:
- Sportslig leder:
- Økonomiansvarlig:       

Fakturamottak
Alle fakturaer skal sendes klubbens postadresse, og behandles av daglig leder. Daglig leder har fullmakt i h.t. styrevedtak til å forestå utbetaling etter å ha sjekket riktighet av mottatt faktura.
Daglig leder kan fortløpende godkjenne og utbetale fakturaer som gjelder klubbens ordinære drift, Faktura som daglig leder ikke har kjennskap skal anvises og godkjennes av avdeling
v/ budsjettansvarlig, normalt styrets leder.

Alle bilag/utbetalinger vedr. daglig leder, skal signeres/ godkjennes av styrets leder.

Fullmakt bankkontoer
Styrets leder og økonomiansvarlig har fullmakt til å forestå utbetalinger etc. fra alle klubbens bankkontoer ved behov.  Normalt gjøres alle utbetalinger av klubbens økonomiansvarlig etter mottok av godkjente faktura mv fra daglig leder eller styrets leder (jfr rutiner fakturamottak). Daglig leder og andre ansatte skal ikke ha tilgang til idrettslagets bankkonti.
    
Inngåelse av kontrakter og avtaler
Daglig leder har fullmakt til å signere inngåtte kontrakter/avtaler i h.t. godkjent budsjett/rammebetingelser sammen med styreleder i avdelingen uten forutgående styregodkjenning. Alle andre avtaler/kontrakter forelegges styret for godkjenning.

Lønn
Daglig leder godkjenner lønnsutbetalinger i h.t. inngåtte avtaler som er godkjent av styre. Disse utbetales av økonomiansvarlig.  Lønn til daglig leder godkjennes endelig av styrets leder innenfor de rammer og budsjett som styret har vedtatt som lønn. Utbetalinger som IKKE er i samsvar med norsk lov kan ikke utbetales.

Trenere og instruktører som skal ha godtgjørelse over skattefri utbetaling må inngå skriftlig kontrakt. Disse lønnes da iht. kontrakt. Før utbetaling av lønn skal det etableres en kontrakt som er signert av daglig leder eller styreleder. Alle kontrakter skal arkiveres på klubbkontoret.

Som hovedregel er feriepenger inkludert i fastlønn /timelønn/honoraret dersom ikke annet er avtalt.
Skattekort / frikort må innleveres før utbetaling. Timer føres på standardisert ”timelister”.
Alle lønnsutbetalinger leveres til daglig leder som videresender disse til økonomiansvarlig som igjen registrerer disse i lønnssystemet.

Det er tillatt å utbetale inntil kr.4000,- skattefritt pr. person pr. kalenderår (oppdateres iht statens satser hvert år) uten at det medfører oppgaveplikt. Kan ikke utbetales i tillegg til lønn.

Daglig leder godkjenner reise- og kjøregodtgjørelse til spillere, trenere og ledere etter inngåtte avtaler (kontrakter).  Utbetaling gjøres gjennom økonomiansvarlig.
Skjemaer som ikke inneholder alle opplysninger i h.t. krav i regnskapsloven returneres. Klubbens standard skjemaer skal brukes, og skal signeres av daglig leder før utbetaling.

Bilgodtgjørelse betales ut etter statens satser og krever en standardisert utfylt ”Reiseregning”.
Ved krav om passasjertillegg, må passasjerene oppgis med navn.

Egenandeler/ innbetalinger cuper og turneringer
All økonomisk aktivitet i forbindelse med cuper/turneringer som lag deltar i skal gå gjennom klubbens bankkonto med hensyn til innbetaling av egenandeler, og utbetalinger. Lagleder er ansvarlig å kontakte administrasjonen før planlegging/opplegg iverksettes.

Innkjøp
Fullmakt til å forestå innkjøp har daglig leder og materialforvalter samt evt. den person som styre og avdelingsstyre bemyndiger.

Uttak av varer fra eget lager
Alle uttak som gjøres fra klubbens eget utstyrslager skal bestilles gjennom daglig leder eller materialforvalter FØR uttak. Alle uttak skal gå gjennom daglig leder eller materialforvalter.

Kontingent/medlemsavgifter
Lagledere/trenere pr. lag skal til enhver tid sørge for oppdatert laginfo.  Skal oppdateres fortløpende ved nye innmeldinger. Utmeldinger meldes også straks til medlemsansvarlig
Medlemsansvarlig sender årlig ut oversikt pr. lag/gruppe til alle lagledere for a jour føring minimum en gang per år, i god tid før utsendelse av medlemsfakturaer. Lagleder skal rette opp feil, stryke aktive som er sluttet, og påføre nye aktive, og returnere oversikt til medlemsansvarlig.
Medlemsansvarlig sender ut purringer til medlemmer som IKKE har betalt sine avgifter to ganger, før strykning gjennomføres.

Inntekter

Sponsorer/annonsører
Fakturering til sponsorer eller annonsører utføres av økonomiansvarlig iht til kontrakt. Det SKAL foreligge signert kontrakt på alle sponsoravtaler. Disse oppbevares på daglig leder kontor til enhver tid (evt sikker elektronisk løsning).  Det er kontraktene som danner fakturagrunnlaget. Sponsorer eller annonsører må motta faktura for at de skal kunne utbetale sin støtte.

Det enkelte lag kan IKKE inngå egne sponsoravtaler. Dersom lag for en slik forespørsel må detaljene sjekkes ut med daglig leder.
Ingen lag har anledning til å stille i drakter, overtrekksdress mv fra andre fabrikanter enn det som er godkjent av administrasjonen.

Kontantoppgjør
Alle oppgjør ved arrangement (og salgstiltak) skal telles og signeres av to personer.

Kasseoppgjør/kontroll
Styrets leder og økonomiansvarlig har ansvar for å kontrollere kasse/kontantbeholdning når denne finner det for godt, men min. to ganger pr. år. Kontantkasse bør ikke overstige kr. 50.000 til en hver tid.

Lagkasse
Det er klubben som er sjef.  
Ved lagkasse gjelder følgende:
• Det er ikke lov med private bankkonti til lagkasse i idrettslag.
• All økonomi skal bokføres i klubbens regnskap.
Det anbefales minst mulig kontanthåndtering og at bilag sendes økonomiansvarlig raskt.

Når laget ønsker å disponere midler fra lagkassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller forskudd etter bestemte prosedyrer.

Refusjon av utlegg
Dersom lagleder, oppmann, foreldrekontakt eller andre må legge ut for en del av lagets utgifter (for eksempel påmelding til cuper og turneringer, dommer, sosiale utgifter mv) blir disse refundert på følgende måte(ved forskudd se eget punkt):
Originale kvitteringer leveres/ sendes til økonomiansvarlig. Bilagene godkjennes og attesteres av økonomiansvarlig. Husk at det tydelig må fremgå hvilket lag det gjelder samt lagleders navn, adresse og bankgironummer.

Dommerutlegg
Det utbetales inntil kr.100,- pr. oppdrag (opp til 12 år) og 350 fra 12-19 år. Det kan utbetales og inntil kr.4000,- hvert enkelt år til en dommer. Utover dette anses godtgjørelsen for å være næringsinntekt og den enkelte dommer må sørge for å innberette korrekt beløp.
Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en kvittering som viser dato, dommerens fulle navn, beløp og dommerens signatur for mottak av pengene.
Dommeregninger  fås normalt i kiosken eller finnes på hjemmesidene. Refusjon av dommerutlegg kan gjøres i kiosken mot innlevering av korrekt utfylt dommerregning.

Forskudd
I noen tilfelle kan lagleder/ oppmann motta forskudd for spesielle/større utlegg. Dette må avtales i hvert enkelt tilfelle med økonomiansvarlig. Forskuddet overføres på nettbank, og lagleder / oppmann mv står personlig ansvarlig for det mottatte beløp inntil oppgjør forevises.

©2018 Spoortz AS (tidligere 123klubb) leverer totalverktøy for effektiv klubbdrift